Stadgar för Kålvägarnas samfällighetsförening – Kålvägarnas samfällighetsförening

Nedanstående stadgar är inskriven utifrån Lantmäteriets senast registrerade version.

§ 1 Firma

Föreningens firma är Kålvägarnas samfällighetsförening.
Firmatecknare är föreningens ordförande respektive kassör var för sig. Val av dessa regleras i § 6.

§ 2 Samfälligheter (gällande §)

Föreningen förvaltar Stensätter ga:17-19

§ 2 Samfälligheter (beslutad ändring, ej ännu registrerad av Lantmäteriet)

Föreningen förvaltar GA17 och GA19

§ 3 Grunderna för förvaltningen

Samfälligheterna skall förvaltas i enlighet med vad som vid bildandet bestämts om deras ändamål.

§ 4 Medlem

Medlem i föreningen är ägare till fastighet eller därmed jämställd egendom som har del i samfälligheten genom gemensamhetsanläggningarna upptagna under § 2.

§ 5 Styrelsens säte, sammansättning

För föreningen skall finnas styrelse med säte i Linköpings kommun.

Styrelsen skall bestå av minst tre (3) och högst fem (5) ledamöter och minst en (1) och högst två (2) suppleanter.

§ 6 Roller i styrelsen och grundläggande om arvoden

Styrelsen kan vara sammansatt på olika sätt. För att fördela arbetsbelastningen är ordinarie roller

Ordförande
Kassör
Sekreterare
Vägfogde RV (för Rödkålsvägen och Vitkålsvägen)
Vägfogde G (för Grönkålsvägen)
Suppleant Underhåll/trivsel
Suppleant

Ansvar kan förändras beroende på styrelsens personsammansättning. Som grundförutsättning finns en uppgiftsbeskrivning som bilaga till stadgarna.
Arvode till styrelsen beslutas vid ordinarie stämma (se § 21 punkt 7). Styrelsen ger förslag till beslut om arvode, vilket kan innebära en höjning eller sänkning av arvoden. Som grundförutsättning finns i uppgiftsbeskrivningen ett arvode angett för rollerna.

§ 7 Styrelse, val

Styrelsen väljs vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamot är två (2) år och för suppleant ett (1) år. Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv. Dock arbetar valberedningen (§ 15) utifrån premissen att kandidaterna ska kunna
ställa upp för särskild roll.

Avgår ledamot eller suppleant innan mandattidens slut, eller om en position vid ordinarie föreningsstämma lämnas vakant kan fyllnadsval göras vid extrastämma utifrån förslag från styrelsen enligt § 21 sista stycket.

§ 8 Styrelse, mötesformer, kallelse till möte, föredragningslista

Styrelsen kan utifrån behov antingen avhandla frågor vid fysiska möten eller via e-post. Vid fysiska möten skall kallelse av ledamöterna ske i tillräcklig tid, företrädesvis minst 14 dagar före mötet. Kallelse skall innehålla kända ärenden för beslut.

Om nytt möte bestäms när hela styrelsen är samlad anses kallelse till mötet ha skett i behörig ordning. Vid frånvaro av en eller flera styrelsemedlemmar och dessa vid skriftlig kontakt bekräftar kallelsen anses kallelse ha skett i behörig ordning.

Suppleanterna äger rätt att delta vid möten och e-postkonversationer och där även lämna synpunkter. Uppstår meningsskiljaktigheter vid beslut gäller nedanstående enligt § 9.

Kallelse sker företrädesvis via e-post.

§ 9 Styrelse, beslutsförhet, protokoll

Styrelsen är beslutsför vid möte när kallelse skett i behörig ordning och minst halva antalet styrelseledamöter är närvarande, d.v.s. tre (3) ledamöter eller en eller två (1-2) ledamöter och en eller två (1-2) suppleanter som träder in i frånvarande ledamots eller ledamöters ställe.

Skulle samtliga ordinarie ledamöter ha infunnit sig till mötet anses kallelse ha skett i behörig ordning.

Styrelsen är beslutsför vid beslut via e-post förutsatt att styrelsen som helhet fått del av e-postkonversation och att alla ledamöter deltagit aktivt i denna samtidigt som minst halva antalet styrelseledamöter är närvarande, d.v.s. tre (3) ledamöter, avger röst efter att ha givits möjlighet att lämna synpunkter och rösta. Aktivt deltagande innebär att vid minst ett tillfälle ha svarat på den
aktuella mejlkonversationen.

Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken de flesta röstande förenar sig.

Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av ordföranden, förutom vid personval där beslutet i så fall avgörs genom lottning.

Utan att ha angivits i kallelsen får ärende avgöras om minst halva antalet styrelseledamöter är närvarande, d.v.s. tre (3) ledamöter, är ense om beslutet vid möte eller e-postkonversation, förutsatt att alla styrelsens medlemmar har haft möjlighet att ta del i ärendet.

Fråga får utan hinder av bestämmelserna i första stycket avgöras utan kallelse om samtliga ordinarie ledamöter är ense om beslutet.

Den som deltagit i avgörandet av ärende äger rätt att anföra reservation mot beslutet. Sådan reservation skall anmälas före mötets slut respektive e-postkonversationens slut.

En e-postkonversation anses avslutad när ordförande sammanfattat förslag till beslut och skälig tid givits för att lämna reservation. Uteblivet svar på sammanfattat förslag anses som nedlagd röst. Om beslut inte anses kunna tas ska frågan hanteras vid fysiskt möte.

Över ärende i vilka styrelsen fattat beslut skall föras protokoll som upptar datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer.

Protokollet skall vid utskrift av sådant justeras av ordföranden eller annan ledamot som vid förfall för ordföranden lett mötet. Protokoll upprättas även digitalt och arkiveras i föreningens upprättade lagringsplats.

Protokoll från e-postmöten skall vid beslut upprättas i digitalt och arkiveras i föreningens upprättade lagringsplats. Vid utskrift gäller föregående stycke.

§ 10 Styrelse, förvaltning

Styrelsen skall:

förvalta samfälligheten(erna) och föreningens tillgångar,
föra redovisning över föreningens räkenskaper,
föra förteckning över delägande fastigheter, deras andelstal och ägare,
årligen till ordinarie stämma avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi,
om förvaltningen omfattar flera samfälligheter eller annars är uppdelad på olika verksamhetsgrenar och medlemmarnas andelar inte är lika stor i alla verksamhetsgrenarna, föra särskild redovisning för varje sådan gren,
i övrigt fullgöra vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter

§ 11 Revision

För granskning av styrelsen förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse en (1) revisor och en (1) revisorssuppleant. Revisor och suppleant utses för respektive verksamhetsår.

Arvode till revisor och revisorssuppleant beslutas vid ordinarie stämma (se § 21 punkt 7).

Om revisorssuppleanten övertar uppdraget p.g.a. att revisorn inte kan genomföra sitt uppdrag har suppleanten rätt till ordinarie revisors arvode.

Avgår revisorn eller dennes suppleant innan uppdragets slut, eller om en sådan position vid ordinarie föreningsstämma lämnas vakant, kan fyllnadsval utifrån behov göras vid extrastämma utifrån förslag från styrelsen enligt § 21 sista stycket.

Revisionsberättelse skall överlämnas till styrelsen senast tre veckor före ordinarie stämma.

§ 12 Räkenskapsperiod

Föreningens räkenskapsperiod omfattar tidsmässigt ett kalenderår, 1 januari till 31 december innevarande verksamhetsår.

§ 13 Underhålls- och förnyelsefond

Till föreningens underhålls- och förnyelsefond skall årligen avsättas minst 5000 kronor.

Vid ordinarie föreningsstämma skall beslut fattas om eventuellt positivt resultat helt eller i del skall

Fördelas medlemmarna genom reducering av kommande avgift, då i enlighet med § 22,
Tillfalla underhålls- och förnyelsefonden, eller
Kvarstå som likvida medel under kommande verksamhetsår.

§ 14 Behov av ekonomiska medel för underhåll och förnyelse

Uppstår ekonomiska behov för underhåll och förnyelse där fonderade medel inte är tillräckliga ska medlemmarna på ordinarie eller extra stämma ta ställning till om kostnader ska täckas genom att föreningen uttaxerar ytterligare medel eller om föreningen ska låna medel från bank.

§ 15 Valberedning

För föreningens räkning bör en valberedning väljas.

§ 16 Valberedning, val

Valberedningen väljs vid ordinarie föreningsstämma och skall bestå av minst en (1) och högst tre (3) ledamöter. Mandattiden är ett (1) år. Arvode till valberedningen beslutas vid ordinarie stämma (se § 21 punkt 7).

§ 17 Föreningsstämma (gällande §)

Ordinarie stämma skall årligen hållas under mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.

Styrelsen kan när den finner det erforderligt utlysa extra stämma. I fråga om medlemmars rätt att begära att extra stämma utlyses gäller 47 § 3 st. lagen om förvaltning av samfälligheter.

Om stämma skall godkänna uttaxering skall styrelsen bereda medlemmarna tillfälle att från det kallelseåtgärd vidtagits ta del av debiteringslängd, utvisande det belopp som skall uttaxeras, vad som belöper på varje medlem och när betalning skall ske. Före ordinarie stämma skall dessutom förvaltningsberättelse och revisionsberättelse för den avslutade räkenskapsperioden samt utgifts- och inkomststat finnas tillgänglig för granskning under samma tid.

§ 17 Föreningsstämma (med föreslagen ändring till årsstämma 2024)

Ordinarie stämma skall årligen hållas under mars månad på tid och plats som styrelsen bestämmer.

Styrelsen kan när den finner det erforderligt utlysa extra stämma. I fråga om medlemmars rätt att begära att extra stämma utlyses gäller 47 § 3 st. lagen om förvaltning av samfälligheter.

Ordinarie respektive extra stämma kan om det är nödvändigt hållas digitalt via ett mötesverktyg som styrelsen väljer.

§ 18 Kallelse till stämma

Styrelsen kallar till stämma. Det skall ske genom i första hand e-post om samfälligheten har verifierad e-postadress till medlem, i andra hand genom vanliga brev, antingen via ordinarie postgång eller utdelning som ombesörjes av styrelsen. Kallelse skall ske senast tre (3) veckor före stämman. I kallelsen anges tid och plats för stämman, vilka ärenden som skall förekomma på stämman, uppgift om plats där i § 17 angivna handlingar finns tillgängliga.

Styrelsen skall tillse att andra meddelanden kommer till medlemmarnas kännedom genom e-post eller vanliga brev utifrån behov som styrelsen finner det lämpligt.

§ 19 Verifiering av e-postadresser

En medlems e-postadress anses verifierad i följande fall:

Styrelsen har i närtid (en månad) innan kallelse fått e-postadress till sig genom berörd medlem.
Medlemmen har i närtid (en månad) innan kallelse kommunicerat med styrelsen via den kända e-postadressen.

Om det inte kan säkerställas att en medlems e-postadress är verifierad kan styrelsen avkräva svarsmejl vid utskick av kallelse eller annat mejl. Om svar ges gäller § 19 b 2 punkten. Skulle svar utebli får mejladressen anses overifierad och kan inte användas för kallelse till stämma. Sådan adress
kan även tas bort om styrelsen anser det lämpligt.

I övrigt ligger ansvaret e-postadressen uppdaterad på den enskilda medlemmen. Föreningen kan inte stå till svars för t.ex. missad information om e-postadressen är inaktuell.

§ 20 Motioner

Medlem kan genom skriftlig motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. Motion skickas lämpligast via e-post till samfällighetens e-postadress. Motion, som skall behandlas på ordinarie stämma, skall vara styrelsen tillhanda senast under januari månad. Styrelsen skall bereda avgivna
motioner och hålla dem tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen. Styrelsens beredning av en motion är avhängig i vilken grad medlemmen framfört motionen.

En motion bör i sin omfattning åtminstone innehålla:

Upplevt problem
Bakgrund
Förslag till åtgärd

§ 21 Dagordning vid stämma

Vid ordinarie stämma skall följande ärenden behandlas:

val av ordförande för stämman
val av sekreterare för stämman
val av två justeringsmän
styrelsens och revisorernas berättelser
ansvarsfrihet för styrelsen
framställningar från styrelsen eller motioner från medlemmarna
ersättning till styrelsen, valberedningen och revisorerna
styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd
val av styrelse, styrelseordförande och suppleanter
val av revisorer och suppleanter
val av valberedning
övriga frågor
meddelande av plats där stämmoprotokollet hålles tillgängligt.

Vid extra stämma skall behandlas ärende under punkt 1, 2, 3, 6, 13.

§ 22 Disposition av avkastning

I det fall stämman beslutar om att fördela uppkommet överskott skall detta ske efter medlemmarnas andelar i samfälligheten(erna).

§ 23 Stämmobeslut

Beslut fattas med acklamation om inte omröstning begärs.

Ifråga om omröstning mm gäller 48, 49, 51 och 52 § lagen om förvaltning av samfällighet.

När omröstning företas skall till protokollet antecknas de omständigheter angående rösträtt, andelstal, ombud mm som har betydelse för bedömandet av röstresultatet.

Val skall ske med slutna sedlar om någon begär det.

§ 24 Flera verksamhetsgrenar (gällande §)

Om det gäller olika bestämmelser för skilda verksamhetsgrenar i fråga om skyldigheten att delta i kostnader ska inkomsterna och utgifterna för varje verksamhetsgren beräknas för sig. Gemensamma inkomster och utgifter ska fördelas på verksamhetsgrenarna efter vad som är skäligt om inte annat anges nedan (se sista stycket).

Ska omröstning ske i en fråga som berör flera verksamhetsgrenar gemensamt har varje medlem en röst vid tillämpning av huvudtalsmetoden. Detta gäller även om medlemmen ifråga har del i flera verksamhetsgrenar.

Vid tillämpning av andelstalsmetoden ska i motsvarande fall varje medlems röstetal räknas fram på följande sätt. Först reduceras medlemmens röstetal inom varje verksamhetsgren i förhållande till verksamhetsgrenens andel i den gemensamma verksamhet omröstningen avser. Därefter läggs de reducerade röstetalen samman för varje medlem.

Verksamhetsgrenarnas andelar i verksamhet som är gemensam för samfälligheten(erna) fördelas – under förutsättning att GA19:1 fortsätter att driftas av Linköpings kommun – enligt följande:

GA17; 45 % GA18; 43 % GA19:2; 12 %

Om driften av GA19:1 i någon mån överhuvudtaget återgår till samfälligheten ska verksamhetsgrenarnas andelar i verksamhet som är gemensam för samfälligheten(erna) fördelas enligt följande:

GA17; 29 % GA18; 28 % GA19:2; 43 %

§ 24 Flera verksamhetsgrenar (beslutad ändring, ej ännu registrerad av Lantmäteriet)

Om det gäller olika bestämmelser för skilda verksamhetsgrenar ifråga om skyldigheten att delta i kostnader ska inkomsterna och utgifterna för varje verksamhetsgren beräknas för sig. Gemensamma inkomster och utgifter ska fördelas på verksamhetsgrenarna efter vad som är skäligt om inte annat anges nedan (se sista stycket).

Vid tillämpning av andelstalsmetoden ska i motsvarandefall varje medlems röstetal räknas frampå följande sätt. Först reduceras medlemmens röstetal inom varje verksamhetsgren i förhållande till verksamhetsgrenens andel i den gemensamma verksamhet som omröstningen avser. Därefter läggs de reducerade röstetalen samman för varje medlem.

Verksamhetsgrenarnas andelar i verksamhet som är gemensam för samfälligheten samfälligheten(erna) fördelas enligt följande:

GA17; 50 % – GA18; 50 %

§ 25 Protokolljustering, tillgänglighållande

Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor efter stämman och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna. Stämmoprotokollet hålles tillgängligt i original hos sittande ordförande samt på begäran digitalt via e-post.

Bilaga till stadgar

Uppdragsbeskrivning enligt valberedningens förslag vid extrastämma den 14 november 2017.

Styrelsen

Om motioner inkommer från någon medlem, eller om styrelsen på egen hand kommer fram till att behov finns att utreda eller inhämta information i specifika frågor bestäms internt i styrelsen vem som är bäst lämpad att ta ansvar för respektive fråga.

Roller

Ordförande

Väljs på: 2 år
Firmatecknare
Rösträtt i styrelsen

Kontaktperson externt
Ansvarig för att teckna och säga upp avtal
Kallar till styrelsemöten, gör kallelse/agenda
Huvudansvarig för att se till att fel åtgärdas
Skriver årsberättelse

Kassör

Väljs på: 2 år
Firmatecknare
Rösträtt i styrelsen

Sköter ekonomin (bokföring, betalar räkningar etc.)
Gör bokslut och årsredovisning

Sekreterare

Väljs på: 2 år
Rösträtt i styrelsen

För protokoll på styrelsemöten
Kontrollerar samfällighetens e-post regelbundet (minst 3 gånger per vecka)
Hanterar själv mailsvar eller delegerar till rätt person (uppmärksammar att mail finns)
Administrerar övriga utskick (t.ex. städdag eller annan information)

Vägfogde, RV

Väljs på: 2 år
Rösträtt i styrelsen

Tillsyn av vägar, belysning och gemensamma ytor såsom lekplatser, sophus etc. på Rödkålsvägen och Vitkålsvägen. Detta innebär att ha uppsikt över och åtgärda bla följande:
- Vägen (potthål, dammbindning etc)
- Extra städning och bortforsling i sophus
- Ta in och ut farthinder
- Beställa ytterligare farthinder vid behov
- Beställa sand vid behov mm
- Meddela sekreterare saker som behöver åtgärdas på städdagar
Äger rätt att efter råd med styrelsen beställa åtgärder av befintliga entreprenörer (tex Tekniska verken) via samfällighetens mail.

Vägfogde, G

Väljs på: 2 år
Rösträtt i styrelsen

Tillsyn av vägar, belysning och gemensamma ytor såsom lekplatser, sophus etc. på Grönkålsvägen. Detta innebär att ha uppsikt över och åtgärda bla följande:
- Vägen (potthål, dammbindning etc)
- Extra städning och bortforsling i sophus
- Ta in och ut farthinder
- Beställa ytterligare farthinder vid behov
- Beställa sand vid behov mm
- Meddela sekreterare saker som behöver åtgärdas på städdagar
Äger rätt att efter råd med styrelsen beställa åtgärder av befintliga entreprenörer (tex Tekniska verken) via samfällighetens mail.

Suppleant

Väljs på: 1 år
Äger rätt, men inte skyldighet att delta i styrelsemöten. Rådgivande funktion, men inte formell rösträtt i styrelsen. Ordförande i Underhålls- och trivselkommittén.

• Ansvarar för inköp till städdagar

Övriga poster

Valberedning (1-3 personer)

Väljs på: 1 år

Revisor

Väljs på: 1 år

Revisorssuppleant

Väljs på: 1 år